En tant qu'entrepreneur indépendant, vous êtes dans l'obligation de fournir une facture pour chaque transaction réalisée, sous peine d'amende (sauf dans certains cas précis). En effet, la facture est un justificatif et une preuve juridique. L'article L441-9 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures. Les articles R123-237 et R123-238 du code de commerce ajoutent à cette liste des éléments d'identification de l'entreprise.
Quand réaliser une facture ?
En VDI, la manière de faire une facture dépend du type de contrat et du statut du vendeur (vdi ou microentreprise)
Ce sera donc soit à l’entreprise de vente à domicile, soit au conseiller de vente à domicile d’établir la facture suivant les cas :
- Pour les contrats de mandataires, c’est l’entreprise de vente directe qui facture le client et doit mettre à disposition la facture au client et à son vendeur. Ce sont donc les informations de l’entreprise de vente à domicile qui apparaissent sur la facture, le conseiller de vente est mentionné en plus.
- Pour les contrats d’acheteurs revendeurs, c’est bien le vendeur à domicile qui facture directement son client. Dans ce cas ce sont directement les informations du vendeur qui doivent apparaître sur la facture.
Pour les ventes de marchandises à des particuliers, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants :
à la demande du client,
pour les ventes à distance,
pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Comment rédiger une facture ?
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit :
être rédigée en langue française
être établie en deux exemplaires, dont l'original pour le client
comporter un certain nombre d'informations (détaillées ci-dessous).
Les informations obligatoires
Toutes vos factures doivent faire apparaître :
La mention "facture"
Un numéro de facture unique et dans l'ordre chronologique croissant
Une date d'émission de la facture, une date limite de règlement, une date d'exécution des services ou de livraison des produits
La dénomination sociale ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel
L'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente)
Le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans)
Si vous avez souscrit à une assurance entrepreneur Responsabilité Civile Professionnelle (assurance RCPro) : l'assurance souscrite, les coordonnées de l'assureur,
Le numéro du bon de commande, s'il a été préalablement émis
Le nom et prénom du client, l'adresse de livraison et l'adresse de facturation si différente
La nature, marque et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d'œuvre pour les prestations
La dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais (réductions, promo ...). Si différents taux de TVA s'appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes
Les sommes hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
La mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » si vous bénéficiez d’un régime de franchise de TVA. Dans ce cas, aucun montant ni taux de TVA ne doit évidemment figurer sur les factures
Les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé. Si vous n’accordez pas d’escompte, vous devez en avertir le client sur la facture par une formule du type : "Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé"
Les taux de pénalités en cas de non-paiement ou le montant de l'indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement de retard de paiement (40 €).
Le délai de rétractation et ses modalités d'application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente, dans le cadre des ventes sur internet
Qu'est-ce qu'une facture d'avoir ?
L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :
suite à un événement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de marchandises),
suite à une erreur sur la facture (ex: trop-perçu),
pour accorder une remise ou un rabais (ex: geste commercial accordé à un client mécontent)
ou lorsque le client se voit accorder un escompte en effectuant un paiement anticipé.
Dans ces cas-là, le fournisseur doit établir une facture d'avoir en plusieurs exemplaires. Cette facture doit comporter :
la mention " avoir ",
les références de la facture initiale,
le montant HT de la remise consentie à l'acheteur,
le montant de la TVA correspondante.
La facturation électronique
La facture peut être émise par voie électronique. Dans tous les cas, le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires. Cette obligation de recourir à la facturation électronique va se généraliser progressivement entre 2024 et 2026, pour les entreprises assujetties à la TVA. Elle s'accompagnera également d'une obligation de transmission de données à l'administration fiscale (e-reporting).
Vous savez désormais que réaliser une facture nécessite des informations obligatoires à indiquer, sous peine d'amende en cas de contrôle. Soyez rigoureux dans leurs rédactions, mais aussi dans leurs conservations.
En effet, les factures doivent être conservées pendant 10 ans, même après la fermeture de votre entreprise. Un contrôle fiscal peut avoir lieu même si vous arrêtez votre activité professionnelle.
Vous trouverez des modèles de facture auprès de votre entreprise de vente directe ou bien sur des sites professionnels, tels que ceux cités dans les sources.
La gestion administrative fait partie du travail d'un entrepreneur. Pensez à prendre du temps pour cette tâche dans vos emplois du temps. Dans mes prochains articles, j'aborderai avec vous les devis et la comptabilité.
Emilie FAVRET
Sources:
"Réussir ma création d'entreprise" de Charlyne Renault