En tant que VDI, vous êtes considéré comme un travailleur indépendant. A la suite de votre déclaration de début d’activité, vous obtenez le statut juridique d’entreprise individuelle (INSEE). Dans le cadre de la comptabilité d’une entreprise individuelle, certaines obligations et documents comptables sont incontournables et obligatoires.
Tenir sa comptabilité et faire ses déclarations font partie intégrante de la gestion d’une entreprise. Ce sont des obligations légales auxquelles vous ne pouvez déroger. Vous pouvez déléguer à un expert-comptable ou le faire en autonomie.
Faire sa comptabilité soi-même
Pour faire votre comptabilité vous-même, vous avez le choix entre deux solutions :
• Enregistrer vos opérations comptables sur papier
• Utiliser un logiciel de comptabilité
Qu’est-ce qu’un document comptable ?
En matière de comptabilité, on distingue trois grands types de documents :
• les documents comptables à proprement parler : c’est-à-dire les livres comptables (grand livre, livre
journal et livre des recettes) et le fichier des écritures comptables (ou FEC) obligatoire pour toute
comptabilité en ligne ;
• les déclarations sociales et fiscales et les déclarations de TVA ;
• les justificatifs permettant d’attester les dépenses engagées et recettes réalisées par l’organisation :
factures clients et fournisseurs, tickets de caisse, remises de chèque, etc...
Tous ces documents comptables obligatoires établis, en réponse à des besoins différents, sont à conserver dans l’entreprise.
Le livre des recettes
Le livre des recettes est un document comptable obligatoire qui doit retracer, comme son nom l’indique, vos recettes, avec d’autres informations.
Doivent y figurer :
• La date d’encaissement de chaque opération ;
• La référence de la facture correspondante ;
• Le nom du client ;
• La nature du produit vendu ou du service prodigué ;
• Son montant ;
• Le mode de règlement.
Le livre des recettes doit impérativement être tenu sur un registre papier ou via un logiciel de comptabilité. En effet, Excel n’est pas reconnu par l’administration fiscale, puisque ces documents peuvent être modifiés après édition. Prenez donc bien garde à faire les choses dans les règles de l’art pour votre entreprise sous peine de sanctions assez lourdes.
La tenue de la comptabilité
Elle consiste à :
• Enregistrer toutes les pièces comptables (facture d’achat, de vente...) et mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise, de manière chronologique ;
• Etablir des factures ;
• Contrôler par inventaire au moins une fois par an l’existence et la valeur des éléments
composant l’actif et le passif de l’entreprise ;
• Etablir des comptes annuels à la clôture de chaque exercice comprenant le bilan (ensemble des éléments d’actif et de passif de l’entreprise), le compte de résultat (ensemble des produits et charges de l’entreprise faisant apparaître le bénéfice ou la perte de l’exercice) et l’annexe (complète les bilans et compte de résultat en indiquant notamment les méthodes comptables utilisées), qui forment un tout indissociable.
La conservation des justificatifs
Les pièces ayant servi à établir la comptabilité doivent en effet pouvoir être présentées en cas de contrôle. Si l’administration remonte rarement au-delà de trois exercices fiscaux lors d’un contrôle, elle peut remonter jusqu’à 10 ans en cas de suspicion de fraude. Vous êtes donc tenus de garder obligatoirement tous vos justificatifs pendant 10 ans.
L’intégralité des pièces comptables doit être conservée par l’entreprise afin de pouvoir justifier les enregistrements : ce sont notamment les factures d’achat ou de vente, reçus, quittances, notes de frais... Ces pièces justificatives doivent être enregistrées au fur et à mesure de leur arrivée. En cas de non-présentation d’un document comptable, le Code Général des Impôts prévoit une amende de 1500 euros. Cette sanction peut être portée à 25 000 euros si aucun justificatif ne permet de retracer les opérations comptables de l’entreprise.
Vous devez donc veiller en tant que dirigeant à disposer de toutes pièces comptables, mais aussi vous assurer qu’elles sont toujours lisibles 10 ans plus tard. Ce qui peut être compliqué avec des documents papier comme les tickets de caisse qui ont tendance à s’effacer avec le temps.
Tenir une comptabilité fictive ou inexacte est passible d’une amende de 500 000 € et d’une peine d’emprisonnement de 5 ans.
La tenue d'une comptabilité est obligatoire même en entreprise individuelle. Alors à vous de jouer !!
Emilie FAVRET
Sources :
https://bpifrance-creation.fr/
https://comptabilite.ooreka.fr/
https://www.l-expert-comptable.com/