Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut
aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles.
Pourquoi les conserver ?
La conservation de certains documents vous permettra de :
- préserver vos droits car c'est au moyen d'écrits que l'on prouve le plus facilement la réalité et l'étendue
de ses droits,
- prouver que vous avez bien rempli vos obligations, notamment vis-à-vis de l'administration fiscale et des
caisses sociales,
- prouver la date de règlement d'une dette (= un justificatif écrit de paiement donne "date certaine" au
règlement),
- présenter "un commencement de preuve par écrit" en cas de différend.
En l'absence d'écrits clairs, pour des dossiers qui peuvent être sources de différends, il est utile de garder les photocopies ou e-mails car ces documents seront des commencements de preuve par écrit. De plus, pendant le délai de conservation, l'administration peut mener des contrôles.
Comment les conserver ?
Le support du document conservé peut être le papier ou le format électronique, tant que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée. Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques ont désormais la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du Code civil
L'écrit électronique :
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Le Code de commerce permet notamment aux commerçants de tenir un journal et un inventaire sous
format électronique, à condition qu'ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.
La durée de conservation d'un document sur support informatique :
Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous la
forme électronique pendant au moins 3 ans, délai pendant lequel l'administration fiscale peut exercer un
droit de reprise. L'entreprise n'est pas tenue de constituer d'archivage supplémentaire sur papier.
Quels sont les délais de conservation ?
Vous retrouverez avec le lien ci-dessous les délais de conservation de tout vos documents professionnels :
Cette liste est régulièrement mise à jour par le ministère de l’intérieur.
Quelles sont les sanctions ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. En effet, l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est « applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
Pour aller plus loin, consultez également les délais de conservation de vos documents personnels :
A vous de trouver le système de conservation et d’archivage qui vous convient le mieux. Soyez organisé
et intégrez cette partie administrative dans vos routines mensuelles.
N’oubliez pas : vous êtes des chefs d’entreprise !
Emilie FAVRET
Sources :
https://www.legifiscal.fr/
https://monjuridique.infogreffe.fr/
https://www.economie.gouv.fr
https://www.service-public.fr
https://bpifrance-creation.fr/